Tykkäämällä johtamista

Verkossa työtä ei rajaa fyysinen työympäristö. Työtä voi tehdä mihin kellonaikaan vain, missä vain koneella pääsee nettiin. Työn tekemisestä tulee kokonaisvaltaista, elämää sävyttävää: Samalla keskustellaan  Facebookissa harrastusryhmässä ja työyhteisössä, kun ilmoitus hoidettavasta asiasta ilmestyy ruudulle.

Verkkopalvelussa tulee eteen vaikea tilanne, joka pitää ratkaista pian. Kello on 22.25. Päivän töissä olleet työntekijät keskustelevat työntekijäryhmän chatissa, miten asia kannattaisi hoitaa. Väsymyksen myötä näköala on kapeutunut ja hermostuminen on lähellä. Päivittäisistä keskusteluista ulkopuolinen esimies pyydetään paikalle ja hän sanoo tilanteen olevan paljon vähemmän vakava, kuin miltä pitkän työpäivän uuvuttaman työntekijän silmissä tilanne näyttää.

Esimies johtaa verkkotyötä tykkäilemällä työntekijäryhmissä hyvistä ideoista ja onnistumisen viesteistä. Keskusteluun hän osallistuu, jos tilanne vaatii esimieheltä lupaa tai kuittausta.

Kun esimiestä tai asiantuntijaa tarvitaan, hänet ”tagataan” eli merkitään viestiin nimellä, jolloin hänelle menee ilmoitus osallistumisen tarpeesta. Kriisien varalle on sovittu, ketkä henkilöt tagataan, jotta asia saadaan mahdollisimman nopeasti eteenpäin ja hoidettua.

Työntekijäryhmissä myös pidetään hauskaa. Kevennetään tunnelmaa ja heitetään ideoita. Huumorilla höystetty työ sitouttaa ja innostaa.

Ilmoitukset itseä koskevista viesteistä on helppo käydä läpi. Statusmuotoinen keskustelu on nopeaa ja tehokasta. Hyvistä kommenteista tykkääminen kertoo asioiden ja näkökulmien kannatuksesta, ja päätöksenteko on helppoa ja osallistavaa. Ongelmatilanteisiin on nopeaa saada apua ja tukea, Facebookissa on aina joku muukin työkaveri online.

Työasiat saa loman ajaksi pois näkyvistä klikkaamalla ilmoitukset pois käytöstä niistä ryhmistä, joissa tehdään töitä.

Kokoukset pidetään chatissa. Tärkeät asiat saadaan keskusteltua 20 minuutissa, jonka jälkeen muistio laitetaan näkyville työntekijäryhmään. Kun ei olla kasvokkain, keskitytään asiaan, ja kokoukset sujuvat vauhdikkaasti.

Epäonnistumiset ja mokatkin kerrotaan työntekijäryhmässä. Yhdessä korjataan se mikä voidaan. Ja ei hätää: verkossa muisti on lyhyt. Uudet asiat vievät huomion pois pienistä mokista. Pienet mokat sitä paitsi kertovat inhimillisyydestä.

Fyysisestä työympäristöstä irrallisena paikkana Facebook kykenee kokoamaan laajasti erilaista osaamista eri puolilta maata ja eri osaamisalueilta. Asiantuntijat tavoitetaan tagaamalla. Työntekijäjoukon heterogeenisuus tuo työyhteisöön raikkautta ja mielipiteiden monipuolisuutta.

Verkkotyö vaatii hyvän vastapainon myös aivojen ylikuormittumisen riskin vuoksi. Kone pitää osata laittaa myös kiinni ja jättää asiat omalla vapaalla ajalla muiden vastuulle. Työnteko vaatii jämptiä sopimista: kuka on vastuussa päivystämisestä? Jos kaikki päivystävät koko ajan, kaikki ylikuormittuvat ja väsyvät.

Verkon inhimillisyys tuo työntekoon armollisuutta. Kaikkea ei ehdi eikä tarvitse jaksaa. Kaikkea voi jakaa. Tunneviestit välittyvät lyhyissäkin viesteissä ja vaikean tilanteen tullen tukea löytyy. 

-Meri-Anna Hintsala

Kuinka tehtiin sosiaalisen median suuntaviivoja kirkolle

Sosiaalinen media, tuttavallisemmin some, on ihmisten vapaata viestintää toisilleen, useimmiten monelle ystävälle, tutulle tai laajalle yleisölle. Sosiaalinen media on digiteknologian avulla tapahtuvaa yhteydenpitoa ihmisten kesken. Sosiaalisesta mediasta on nopeasti tullut nopein ja tehokkain, mutta vaikeasti hallittava, ihmisten tavoittamisen kanava.

Selkänojaa tarvitaan

Vuonna 2012 jo noin puolet suomalaisista käyttää Facebookia ja monia muita sosiaalisen median palveluita. Somen käyttö älypuhelimella on kasvava trendi. Somen nopean kasvun vuoksi kirkon työntekijät ja kirkon hallinto ovat ilmaisseet kokevansa epävarmuutta sosiaalisen median käytössä. Työntekijöitä on askarruttanut mm. somen käytön turvallisuus, luottamuksellisuuden säilyminen yhteyksissä seurakuntalaisten kanssa sekä työ- ja yksityiselämän entistä suurempi sekoittuminen keskenään.

Kun sosiaalisen median ohjeistusta ryhdyttiin laatimaan, asetettiin tavoitteeksi sellainen ohjeistus, joka tukee ja auttaa seurakuntia ja muita kirkon työyhteisöjä ja yksittäistä työntekijää sosiaalisen median ensiaskelissa. Ohjeistuksen on siis tarkoitus olla eräänlainen selkänoja, jonka avulla yksittäinen työntekijä voi arvioida omaa toimintaansa sosiaalisessa mediassa tai jonka avulla työyhteisö voi suunnitella omaa toimintaansa ja sen tavoitteita.

Ohjeistuksen valmistelua edelsi perusteellinen ja hetkittäin värikäskin keskustelu ohjeiden sävystä ja sitovuudesta. Kirkon perinne kun tarjoaa ohjeistuksen esikuvia kymmenestä käskystä ja käsikirjoista alkaen. Lopulta päädyttiin kutsumaan ohjeistusta ”suuntaviivoiksi”. Suuntaviiva on nuoli, jollainen esiintyy esimerkiksi liikenteenjakajassa. Se ohjaa turvallisen ja parhaan reitin, mutta jättää myös muita suuntia avoimeksi hätätapauksia ja poikkeustilanteita varten.

Talkoistettu tehtävä 

Yksi merkittävimmistä sosiaalisen median tarjoamista mahdollisuuksista on yhteistyön tekeminen sosiaalisen median kautta. Suurikin joukko ihmisiä voi osallistua samaan tehtävään eikä kaikkien tarvitse olla samassa paikassa samaan aikaan. Tätä uutta tapaa päätettiin käyttää suuntaviivojen tekemisessä. Tätä crowdsourcing –nimellä kulkevaa työskentelytapaa päätimme kutsua suomeksi talkoistamiseksi.

Perinteinen tapa olisi ollut perustaa työryhmä keskustelemaan, kirjoittamaan ja markkinoimaan lopputulosta. Talkoistamisessa työ annetaan joukkojen tehtäväksi jossain verkkoympäristössä. Se tarkoittaa, että kuka tahansa voi osallistua sen tekemiseen. Yhteiskehittelyn verkkoalustaksi valittiin suomalainen Purot-wiki.

Koska kirkon työntekijät ovat tottuneet kokoontumaan koulutuspäiviin, päätettiin talkoistamisen tueksi järjestää kolme seminaaripäivää eri puolilla Suomea talvikaudella 2011-2012. Prosessin tueksi pyydettiin sosiaalisen median kouluttaja ja konsultti HartoPönkä Oulusta.

Yhteensä sosiaalisen median ohjeistuksen tekemiseen on osallistui lähes 500 kirkon työntekijää. Seminaareihin tuli paikalle yhteensä yli 200 henkeä ja verkon kautta striimauksen seuraamiseen ja/tai keskusteluun osallistui saman verran. Sen lisäksi wikissä keskusteluihin osallistui monia. Rekisteröityneiden 113 käyttäjän lisäksi useita työntekijöitä osallistui keskusteluun wikissä anonyyminä. Perinteiseen työryhmätyöskentelyyn verrattuna jo ohjeistuksen valmisteluvaiheessa tavoitettiin paljon niitä ihmisiä. Ohjeistuksen valmistelun avoimuus on myös johtanut useisiin koulutuspyyntöihin ja innostanut seurakuntia aloittamaan omien some ohjeistuksien tekemisen.

Valmis ohje antaa tilaa omalle soveltamiselle

Lopullinen ohjeistus muodostuu kolmesta osasta: 1. Lait ja tietoturvaohjeet, 2. Suuntaviivat ja 3. Suosituksia / neuvoja. Ensimmäistä lukua emme voi muokata, toista varmasti muokataan vähitellen sosiaalisen median kehittyessä ja muuttuessa. Kolmas luku pysyköön aina avoimena niin, että sen kautta hyvät ideat ja käytännöt leviävät ja tarttuu innostus. Suuntaviivat löytyvät Sakastin viestintä –osiosta, mutta myös wikin käyttoä jatketaan. Wiki toimii ohjeistuksen kolmannen osion alustana ja työntekijöitä kutsutaan sinne kertomaan kokemuksiaan, kysymään ja yhdessä löytämään vastauksia. Vastuu wikin ylläpidosta ja keskustelun seuraamisesta on Kirkon Tiedotuskeskuksella.

Talkoistamalla löydettiin ne tekijät, joiden vuoksi sosiaalisen median ohjeistusta erityisesti tarvittiin ja valmiit ohjeet heijastelevat niitä ristiriitoja, joiden parissa verkossa työskentelevä työntekijä painii. Hän joutuu arvioimaan yksittäisiä tilanteita avoimuuden ja luottamuksellisuuden näkökulmasta. Työntekijä joutuu jokaisessa julkaisussaan ottamaan huomioon sekä yksittäisen yksilön että yhteisön. Näissä jännitteissä toimiminen tiivistyi neljään kehotukseen, joista tuli ohjeistuksen toisen luvun, varsinaisten suuntaviivojen otsikot. Ne ovat 

• Ole avoin kohtaamisille
• Ole henkilökohtainen
• Ole asiantuntija
• Ole lojaali työyhteisölle 

Terhi Paananen
p.s. Harto Pönkäkin kirjoittin blogissaan kirkon suuntaviivaprosessista.

Liikkeelle

Elämä ja mieli on paloja. Tee niistä kokonaisuus.

Syyskuu 2006
“Kirkon tulee olla verkossa näkyvä ja aktiivinen, ei pelkästään reagoiva. Jos emme ole läsnä verkossa, emme ole läsnä ihmisten elämässä.”

Yö on pimeä, mutta kirkon interaktiivisten palveluiden esiselvitystyöryhmän loppuraportti alkaa hahmottua. Kirjoitan omaa osuuttani Marja Pesosen painostamana. Lupasin tekstin aamuksi, mutta oppilaitostyö ja nuoret aikuiset veivät päivän. Näinhän sitä koko työryhmä tekee, oman työnsä lisäksi. En tiedä, synnyttikö jo tämä osan siitä traditiosta, miten työtä tehdään.

Raportti luovutetaan kuitenkin 3.1.2007

Maaliskuu 2007
Mietin kuumeisesti miten voin kertoa 150 ihmiselle 45 minuuttia siitä, että kirkon interaktiivinen verkkotyö ei ole edennyt askeltakaan. Kävelen siis Helsingin seurakuntayhtymän Kolmannella linjalla olevan Engelsalin lavalle, jätän seitsemän ranskalaista viivaa pöydän nurkalle ja aloitan. Sitä esitystä on kehuttu, olin aito, läsnä ja juttu oli tuoretta.

Mutta itse asia junnaa.

Toukokuu 2007
Kari Kopperi soittaa. Ilmoittaa soittavansa tuon esiselvitystyöryhmän puheenjohtajan ominaisuudessa ja tehtäväksi saaneena. Pyydän päivän ja yön aikaa ajatella, haluanko lähteä vetämään Hengellinen elämä verkossa -hanketta. Soitan seuraavana aamuna haluavani.

Kesä kuluu odotellessa.

Syyskuu 2007
“What the hell I´m doing here?” Ensimmäinen julkaisuni Facebookissa. Kavereita alkaa kertyä. Lokakuussa Paalanteen Helena pyytää seinälläni, että laittaisin myös kuvan. Laitan. Tajuan, että tämä on uusi työpaikka, kahvihuone, biletila, ystävät.

Lokakuu 2007
Vanhoihin töihini palkataan sijainen ja ryhdyn päätoimisesti kehittämään näitä kirkon interaktiivisia verkkopalveluita, siis Hengellistä elämää verkossa. Jotain organisaation hämmennyksestä kuvaa se, että palkkani maksetaan tietohallinnon määrärahoista, hallinnollisesti kuulun Kirkon jumalanpalvelus- ja musiikkitoimintaan, työhuoneeni on ruotsinkielisen työn keskuksessa ja hanke on päätetty sijoittaa Kirkon tiedotuskeskukseen.

Ja on kuin valtavaa painetta pidätellyt hana olisi avattu. Puhelimeni soi lakkaamatta, sähköpostit vyöryvät vanhojen päälle. Fb kasvaa. Käsitykseni elämänhallinnasta muuttuu. Syöksyn sosiaaliseen mediaan.

Kirjoitan hankkeelle ensimmäistä suunnitelmaa, vaikka ymmärrän suunnittelun vaikeuden. Nyt luen sitä osin punastellen, osin ihastellen.

Tammikuu 2008 - syyskuu 2012
Tästä alkaa Hengellinen työ verkossa.

Neljä pitkää vuotta. Hankkeeseen sijoitetaan paljon rahaa. Se antaa huikeat mahdollisuudet, mutta myös kokemuksen aika tarkasta seurannasta, ihan oikeutetusta. Haluan että juuri siksi hankkeessa otetaan riskejä ja sitten vaikka epäonnistutaan. On parempi tehdä kuin olla tekemättä, ottaa riski ja voittaa tai hävitä. Rekrytoinneista tulee aluksi keskeinen osa hanketta. Ne onnistuvat. Suunnitelmat korjaantuvat ja koko ajan löytyy uusia haasteita ja uusia ideoita.

Välillä luon uskoa itseenikin, pyrin jatkuvasti luomaan sitä koko syntyneeseen tiimiin. Haluan hankkeelle monet kasvot, hanke oli liikaa kiertynyt minun ympärilleni. Ja se onnistuu. Jatkuvat onnistumiset ovat olleet hankkeen käyttövoima, jonka alle virheet, uupuminen ja kokemus hallitsemattomuudesta ovat jääneet. Ja niitä onnistumisia tuntuu tulevan: Kirkko kuulolla, Kirkko Suomessa, chat, blogit...

Hanke on ihmisiä, ennen kaikkea ihmisiä. Myös kokouksia, presiksiä, seminaareja, matkoja, kirjoittamista. Mutta siis ihmisiä: somessa, livenä, lähellä ja kaukana. Tajuan, että oma työni on visiointia ja  ihmissuhdetyötä. Toki myös suunnittelua, seurantaa, johtamista, arviointia, säädösten tulkintaa, taloutta. Näistä elementeistähän koko hanke on tehty. Mutta keskiössä on ihminen, koko ajan.

Lokakuu 2012
Hallittu ja hiottu seminaari kirkon yhteisen verkkotyön tulevaisuudesta. Se tulevaisuus raottuu nykäys nykäykseltä, työtä tullaan tekemään. Omassa visiossani verkkotyöstä puhuminen on vuonna 2017 jo aika outoa koska siitä on tullut arkea. Samoin valtakunnallisen yhteistyön organisointi on osa totuttua todellisuutta ja kirkko nähdään kokonaisuutena, jossa monet tehtävät - ehkä ne tärkeimmät - toteutuvat paikallisesti seurakuntarakenteen kautta, mutta iso osa tehdään valtakunnallisena yhteistyönä.

Luovun tiimistä, se tekee kipeää. Huomaan jo siirtyneeni tekemään enemmän työtä seurakunnissa verkkotyötä tekevien tai johtavien kanssa. Toisaalta huomaan että tiimi vain kasvaa. Yhteisen työn tekijät.

Tätä tekstiä kirjoitan google drivellä, mutta oikealla ylhäällä lukee No other viewers. Tuleehan tässä yksinäinen olo. -Hannu Majamäki