Kuinka tehtiin sosiaalisen median suuntaviivoja kirkolle

Sosiaalinen media, tuttavallisemmin some, on ihmisten vapaata viestintää toisilleen, useimmiten monelle ystävälle, tutulle tai laajalle yleisölle. Sosiaalinen media on digiteknologian avulla tapahtuvaa yhteydenpitoa ihmisten kesken. Sosiaalisesta mediasta on nopeasti tullut nopein ja tehokkain, mutta vaikeasti hallittava, ihmisten tavoittamisen kanava.

Selkänojaa tarvitaan

Vuonna 2012 jo noin puolet suomalaisista käyttää Facebookia ja monia muita sosiaalisen median palveluita. Somen käyttö älypuhelimella on kasvava trendi. Somen nopean kasvun vuoksi kirkon työntekijät ja kirkon hallinto ovat ilmaisseet kokevansa epävarmuutta sosiaalisen median käytössä. Työntekijöitä on askarruttanut mm. somen käytön turvallisuus, luottamuksellisuuden säilyminen yhteyksissä seurakuntalaisten kanssa sekä työ- ja yksityiselämän entistä suurempi sekoittuminen keskenään.

Kun sosiaalisen median ohjeistusta ryhdyttiin laatimaan, asetettiin tavoitteeksi sellainen ohjeistus, joka tukee ja auttaa seurakuntia ja muita kirkon työyhteisöjä ja yksittäistä työntekijää sosiaalisen median ensiaskelissa. Ohjeistuksen on siis tarkoitus olla eräänlainen selkänoja, jonka avulla yksittäinen työntekijä voi arvioida omaa toimintaansa sosiaalisessa mediassa tai jonka avulla työyhteisö voi suunnitella omaa toimintaansa ja sen tavoitteita.

Ohjeistuksen valmistelua edelsi perusteellinen ja hetkittäin värikäskin keskustelu ohjeiden sävystä ja sitovuudesta. Kirkon perinne kun tarjoaa ohjeistuksen esikuvia kymmenestä käskystä ja käsikirjoista alkaen. Lopulta päädyttiin kutsumaan ohjeistusta ”suuntaviivoiksi”. Suuntaviiva on nuoli, jollainen esiintyy esimerkiksi liikenteenjakajassa. Se ohjaa turvallisen ja parhaan reitin, mutta jättää myös muita suuntia avoimeksi hätätapauksia ja poikkeustilanteita varten.

Talkoistettu tehtävä 

Yksi merkittävimmistä sosiaalisen median tarjoamista mahdollisuuksista on yhteistyön tekeminen sosiaalisen median kautta. Suurikin joukko ihmisiä voi osallistua samaan tehtävään eikä kaikkien tarvitse olla samassa paikassa samaan aikaan. Tätä uutta tapaa päätettiin käyttää suuntaviivojen tekemisessä. Tätä crowdsourcing –nimellä kulkevaa työskentelytapaa päätimme kutsua suomeksi talkoistamiseksi.

Perinteinen tapa olisi ollut perustaa työryhmä keskustelemaan, kirjoittamaan ja markkinoimaan lopputulosta. Talkoistamisessa työ annetaan joukkojen tehtäväksi jossain verkkoympäristössä. Se tarkoittaa, että kuka tahansa voi osallistua sen tekemiseen. Yhteiskehittelyn verkkoalustaksi valittiin suomalainen Purot-wiki.

Koska kirkon työntekijät ovat tottuneet kokoontumaan koulutuspäiviin, päätettiin talkoistamisen tueksi järjestää kolme seminaaripäivää eri puolilla Suomea talvikaudella 2011-2012. Prosessin tueksi pyydettiin sosiaalisen median kouluttaja ja konsultti HartoPönkä Oulusta.

Yhteensä sosiaalisen median ohjeistuksen tekemiseen on osallistui lähes 500 kirkon työntekijää. Seminaareihin tuli paikalle yhteensä yli 200 henkeä ja verkon kautta striimauksen seuraamiseen ja/tai keskusteluun osallistui saman verran. Sen lisäksi wikissä keskusteluihin osallistui monia. Rekisteröityneiden 113 käyttäjän lisäksi useita työntekijöitä osallistui keskusteluun wikissä anonyyminä. Perinteiseen työryhmätyöskentelyyn verrattuna jo ohjeistuksen valmisteluvaiheessa tavoitettiin paljon niitä ihmisiä. Ohjeistuksen valmistelun avoimuus on myös johtanut useisiin koulutuspyyntöihin ja innostanut seurakuntia aloittamaan omien some ohjeistuksien tekemisen.

Valmis ohje antaa tilaa omalle soveltamiselle

Lopullinen ohjeistus muodostuu kolmesta osasta: 1. Lait ja tietoturvaohjeet, 2. Suuntaviivat ja 3. Suosituksia / neuvoja. Ensimmäistä lukua emme voi muokata, toista varmasti muokataan vähitellen sosiaalisen median kehittyessä ja muuttuessa. Kolmas luku pysyköön aina avoimena niin, että sen kautta hyvät ideat ja käytännöt leviävät ja tarttuu innostus. Suuntaviivat löytyvät Sakastin viestintä –osiosta, mutta myös wikin käyttoä jatketaan. Wiki toimii ohjeistuksen kolmannen osion alustana ja työntekijöitä kutsutaan sinne kertomaan kokemuksiaan, kysymään ja yhdessä löytämään vastauksia. Vastuu wikin ylläpidosta ja keskustelun seuraamisesta on Kirkon Tiedotuskeskuksella.

Talkoistamalla löydettiin ne tekijät, joiden vuoksi sosiaalisen median ohjeistusta erityisesti tarvittiin ja valmiit ohjeet heijastelevat niitä ristiriitoja, joiden parissa verkossa työskentelevä työntekijä painii. Hän joutuu arvioimaan yksittäisiä tilanteita avoimuuden ja luottamuksellisuuden näkökulmasta. Työntekijä joutuu jokaisessa julkaisussaan ottamaan huomioon sekä yksittäisen yksilön että yhteisön. Näissä jännitteissä toimiminen tiivistyi neljään kehotukseen, joista tuli ohjeistuksen toisen luvun, varsinaisten suuntaviivojen otsikot. Ne ovat 

• Ole avoin kohtaamisille
• Ole henkilökohtainen
• Ole asiantuntija
• Ole lojaali työyhteisölle 

Terhi Paananen
p.s. Harto Pönkäkin kirjoittin blogissaan kirkon suuntaviivaprosessista.